Ser multitarefa e eficiente ao mesmo tempo é possivel?

Ser multitarefa e eficiente ao mesmo tempo é possível?

Você já tentou ser multitarefa e eficiente ao mesmo tempo?  Se você fez essa tentativa, provavelmente percebeu que não é possível.

Não importa de qual geração você seja, os estudos e experimentos já comprovam que a multitarefa só provoca mais perda de tempo e prejudica a nossa produtividade.

É importante entender a diferença entre poder ser multitarefa e acreditar que isso vai tornar o seu dia mais produtivo. Definitivamente não vai!

Neste artigo vou abordar algumas pequenas atitudes que podem ajudar você a não se ver tentando ser multitarefa e consequentemente prejudicando a sua produtividade.

Multitarefa – os 6 passos para abandonar essa prática

1 – Tenha uma lista de tarefas

Mais do que uma lista de tarefas você precisa definir quais são as suas prioridades.

Em meu canal no YouTube eu tenho um vídeo onde eu falo de uma técnica que ajuda a definir suas prioridades. 

Se você não tiver uma lista de prioridades naturalmente vai querer fazer 10 mil coisas de uma só vez.

2 – Fuja das distrações

Feche seu e-mail agora! Ao começar uma atividade deixe na tela do seu computador somente a janela referente a atividade que está sendo executada.

Feche o seu e-mail. Desconecte-se de suas redes sociais e silencie o seu WhatsApp.

Quanto menos distrações você tiver,  mais monotarefa conseguirá ser.

3 – Anote para depois

Quando do nada você lembrar de algo que precisa fazer, não interrompa a sua tarefa. Anote para fazer depois.

O nosso cérebro está sempre ativo e mesmo que tenhamos desligado todas as distrações é natural, principalmente um cérebro inquieto e ansioso, pensar em várias coisas ao mesmo tempo.

Para que isso não lhe tire da sua tarefa mantenha sempre disponível um bloco de notas onde possa escrever um lembrete para aquela tarefa ser executada em outro momento.

Vou dar a dica aqui de duas ferramentas que vão ajudar você a organizar essas anotações:

1 – Se você deseja ter um controle mais simples de tarefas e ser lembrado de quando precisa executá-las, minha dica é que considere a utilização do Evernote.

O Evernote vai lhe permitir fazer uma anotação rápida para que possa olhar em outro momento.

2 – Inclua também em sua lista de ferramentas a plataforma da Ummense para gestão de projetos

Na Ummense também é possível fazer anotações rápidas incluindo uma tarefa simples.

No entanto, a vantagem de usar essa plataforma, é que ela é uma ferramenta completa para a Gestão de Projetos. A plataforma da Ummense vai oferecer mais recursos para administrar seu fluxo de trabalho.

Voltando ao tema, essa pequena ação de anotar uma tarefa para realizar em outro momento vai conter a sua ansiedade e acalmar a sua mente para que possa então evitar interromper a tarefa que está em curso.

Algumas pessoas experimentam meios alternativos para lidar com a ansiedade e manter a concentração.  Fazem uso de remédios naturais à base de maracujá,  flor,  acupuntura entre outros meios.  

Eu acredito que um bom gerenciamento de suas prioridades é mais do que o suficiente para organizar o seu dia e evitar o estresse que o acúmulo de tarefas provoca sem precisar fazer uso de medicamentos.

4 –  Faça pequenos intervalos de tempo

Já ensinei também em um dos vídeos do meu canal no YouTube como utilizar a técnica Pomodoro.

Essa técnica foi criada por Francesco cirillo na década de 80 e faz referência aos relógios de cozinha que marca o tempo do preparo de alimentos.

A técnica do Pomodoro orienta-a utilização de uma marcação de tempo de 25 minutos de duração para realização de uma tarefa e posteriormente uma pausa de 5 minutos para que se possa relaxar a mente com uma pausa ou simplesmente ir ao banheiro ou olhar pela janela enquanto pensa na vida.

O importante é parar a tarefa em andamento e fazer esse intervalo de tempo.

Esses intervalos de tempo podem ser distribuídos conforme a sua vontade. É possível programar um tempo maior de atividade em uma tarefa e um tempo maior de pausa.

Por exemplo:  45 minutos focados na realização da tarefa e 10 minutos de pausa.

Importante incluir além dessas pausas curtas, uma pausa maior de tempo que pode variar de 15 a 30 minutos, conforme a sua programação.

Nessa pausa longa você pode incluir a verificação de seus e-mails, tomar um café, usar as redes sociais ou qualquer outra atividade que deseje fazer. Você decide o que fazer com seu tempo livre. A idéia é justamente se desligar das tarefas por um tempo.

Se você não der essas pausas ao longo de suas atividades, vai acabar multitarefando em algum momento. Recomendo fortemente que considere o uso desta técnica chamada Pomodoro.

Independente de você decidir adotar a técnica Pomodoro a recomendação de fazer pausas entre suas tarefas é muito importante,  pois atividades muito prolongadas acabam fazendo você perder o foco e sua mente naturalmente vai se distrair com outra coisa.

Minha recomendação é que programe tarefas que possam ser executadas em curto espaço de tempo. Sigamos então para o nosso quinto passo.

5 – Divida as tarefas em pequenas atividades

Dividir uma tarefa em pequenas outras além de facilitar a execução e organização de suas demandas vai lhe dar uma sensação de dever sendo cumprido ao longo do dia. 

Esse recurso se torna muito mais eficiente quando utiliza uma ferramenta como a Ummense ou o Evernote que permite criar uma lista de tarefas e ir assinalando aquelas que forem sendo realizadas.

É uma sensação muito boa poder olhar para essa lista e perceber quantas tarefas você já conseguiu realizar ao longo do dia.

E o contrário também acontece.

Se tiver programado a execução de uma tarefa que demanda muito tempo, você pode sentir uma exaustão e a sensação de que não está progredindo no seu dia.

Essa sensação vai tirar você do foco e o fará mais uma vez voltar a adotar uma postura de multitarefa.

6 – Reúna blocos de atividade semelhante

Imagine que você precise fazer diversas ligações no mesmo dia. Então aproveite e reúna essas tarefas que são similares em bloco único para que possa ter ainda mais foco na realização. 

Além de ajudar a manter o foco, por serem atividades semelhantes, isso vai lhe dar um melhor ritmo na execução.

Aquela tarefa de fazer follow up para diversos clientes para os quais enviou o orçamento,  é o tipo de tarefa que deve ser colocada em um único bloco.

Ser multitarefa e eficiente ao mesmo tempo é possivel?
Ser multitarefa e eficiente ao mesmo tempo é possível?

Espero que tenha gostado dessas dicas.

A multitarefa consome em torno de 20% da sua produtividade.  Além disso, fazer menas tarefas em mais tempo provoca mais cansaço.

 Trabalhar menos e realizar mais é tudo o que queremos, não é mesmo?

Vou agora então concluir esta minha tarefa de escrever esse post para meu blog e fazer um intervalo.

Afinal, chegou a hora de uma pausa para o café.

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